Mais avant de dire, « 3...2…1…Go ! » vous réalisez que vous n’avez pas imprimé assez de feuilles de score. Vous courrez au premier étage et en imprimez une douzaine de plus, puis vous vous précipitez pour expliquer comment faire le tiebreak aux juges. Les athlètes excités courent partout pour trouver un juge, et les juges sont à la recherche des tablettes.
Enfin tout le monde est près, et la soirée se passe bien – mais les choses auraient pu se passer plus paisiblement.
Votre rythme cardiaque commence à diminuer en arrivant à la maison pour mettre vos pieds en éventail, mais c’est à ce moment là que vous recevez une avalanche de textos :
« Tu peux valider mon score ? »
« C’était qui mon juge ? »
« C’est quoi mon temps de tiebreak ? »
L’Open est définitivement une période folle de fitness, mais avec un peu de préparation, les teneurs de box peuvent rendre le jour J beaucoup plus facile à vivre pour les athlètes, les juges et les coachs.
Prenez soin du Business
Vous devriez faire certaines choses avant que l’Open ne commence le 22 Février afin de ne pas avoir de problèmes.
- Vérifiez que votre affiliée est en règle avec CrossFit Inc., notamment concernant la redevance et vérifiez que l’assurance est à jour. Souvenez vous que vous n’avez pas besoin d’inscrire votre affiliée sur le site des Games. Si vous êtes en règle, les athlètes pourront sélectionner votre affiliée lors de leurs inscriptions.
- Vérifiez quelle adresse email est sur le fichier de CrossFit Inc. – l’adresse du « licensee of record (LOR) ». Ceci est nécessaire pour que vous puissiez vous enregistrer en tant que Affiliate Manager, ce que vous aurez besoin d’être pour valider des scores. Si vous n’êtes pas sur de votre LOR, contactez affiliatesupport@crossfit.com. Le LOR peut aussi donner le rôle de Affiliate Manager à un membre du staff, mais pour faire cela elle devra transférer un email qui sera envoyé au compte du LOR.
- Faites le CrossFit Judges Course en ligne et faites en sorte que vos coachs et athletes souhaitant juger le fasse aussi. Le Affiliate Manager doit compléter le Judge Course avant qu’il ou elle ne puisse valider des scores.
- Lisez le Rulebook des Reebok CrossFit Games 2018. Encouragez vos athlètes à faire de même.
- Passez le mot et faites inscrire vos athlètes tôt afin de pouvoir mettre en place des Team Managers et des équipes dans votre affiliée. Veillez à ce que tout le monde connaisse la différence entre une inscription en tant qu’athlète d’une affiliée et en tant que membre d’équipe. Vérifiez le Rulebook rapidement afin de savoir si vos athlètes sont éligibles à la compétition dans votre équipe.
- Ayez un plan pour le jour J et partagez-le avec vos athlètes. Les choses à considérer sont : les jours et les heures auxquelles vous permettrez à vos athlètes de tester et re-tester les wods de l’Open, l’inscription à des vagues, la politique de drop-in, et si certains de vos athlètes doivent se filmer. De la même manière, informez vos athlètes de vos attentes. Au minimum, un athlète doit garder sa feuille de score, qui doit avoir le nom de son juge et son temps de tiebreak. Il ou elle devra aussi soumettre son score avant la date limite.
- Veillez à connaître les dates limites de soumission et de validation des scores. Considérez mettre en place des alertes sur votre calendrier.
- Veillez à avoir les réserves nécessaires d’encre pour imprimer les feuilles de score ou de tape pour créer des lignes au sol si besoin.
- Informez vos athlètes du moment de validation. S’ils savent que vous allez valider les scores une seule fois avant 18h, vous recevrez moins de texto chaque semaine.
Pour résumer, la planification et la communication sont les clés-de la même manière que lorsque vous faites les cours de votre box.
Astuces pour que le Jour J se passe bien
- Imprimez assez de feuilles de score le soir avant afin d’être prêt à prendre en charge un grand nombre d’athlètes. Imprimez-en en plus au cas où des athlètes non prévus s’ajouteraient au groupe.
- Mettez du Tape au sol pour faire des lignes et créez des zones de travail pour maintenir la sécurité et l’organisation.
- Lisez la description des wods et regardez la vidéo de démo le soir avant de faire passer vos athlètes dans votre box. Anticipez les questions et donnez les infos importantes à vos athlètes et juges avant l’épreuve.
- Veillez à savoir quels athlètes ont besoin de juges officiels.
- Veillez à avoir assez de juges.
- Briefez vos athlètes en groupe – même ceux ayant de l’expérience – à propos du wod et donnez leurs une chance de poser des questions avant le début de la vague.
- Réitérez les détails importants, comme le temps de tiebreak ou le score, à tous les athlètes et juges.
- Si vous rencontrez un problème, ou si vous avez des questions, regardez d’abord nos réseaux sociaux pour des mises à jour ou des actualités. Si vous avez une question, il est probable que d’autres l’aient aussi et nous vous ferons tous parvenir l’information rapidement.
Astuces de owners d’affiliée
Traie Roberson, owner de Rushmore CrossFit à Rapid City, South Dakota, a eu beaucoup de succès l’année dernière après avoir demandé à ses athlètes de s’enregistrer sur des vagues en utilisant un site de planification.
“Cela a rendu le processus d’inscription aux vagues faciles, en m’épargnant le travail. Les années précédentes, j’ai laissé une feuille d’inscription dans la salle, et je recevais de nombreux messages une fois le wod annoncé de personnes me demandant de les inscrire à une heure spécifique. Maintenant ils peuvent le faire eux même. ”
Nick Shelton, un ancien owner d’affilié, entraîneur CrossFit Level 2 et athlète de Backcountry CrossFit à Denver, Colorado, suggère la même chose pour les juges.
“Recrutez des juges avant le début de l’Open. Soyez gentil et récompensez les pour leur temps, même avec une petite carte cadeau. Montrez leur que vous vous souciez d’eux. ” dit-il. Puis créez un planning des juges en plus de votre planning de vagues ajoute t’il.
Un autre élément à prendre en compte : l’utilisation de l’espace.
“Dès que Dave (Castro) annonce un entraînement, je commence avec un tableau blanc et je dessine comment j’imagine l’organisation et ce qui est le plus fonctionnel. Ceci inclus les spectateurs, les zones d’échauffement et et le meilleur endroit pour que les athlètes se mettent en place” nous dit Shelton.
Veillez également à ce que chaque ligne ou zone d’entraînement soit assez grande, ajoute t’il.
Shelton utilise du ruban adhésif au sol pour marquer les lignes puis les numéroter, ce qui rend plus facile l’encadrement des athlètes, nous explique t’il. Et pour éviter la recherche de la fameuse tablette avant le début de chaque vague, assignez chaque ligne à sa tablette, Shelton nous suggère.
“Le processus n’est pas vraiment ennuyeux, et les membres apprécient voir une organisation de compétition dans leurs propres salles,” dit-il.
L’équipe des CrossFit Games est là pour vous aider à faire de cet Open une bonne expérience pour tout le monde. Vérifiez ce site régulièrement pour des articles d’astuces comme celui-ci, et suivez nous sur Facebook, Instagram et Twitter. Téléchargez l’application des CrossFit Games et soyez sûr de regardez les annonces en live qui commencent le 22 Février.
Bonne chance à tous les affiliés !
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